Nous souhaitons ici partager un exemple concret d’accompagnement d’une entreprise du secteur médical que nous avons accompagnée dans sa transformation, permettant d’illustrer nos propos dans l’article Transformation digitale : pas seulement technologique!
Dans le cadre d’un rachat, les deux repreneurs de cette société nous ont mandaté en 2021 pour les accompagner tout au long du processus de changement.
Les premières étapes de cette mission ont été de :
- Comprendre la vision et la stratégie des repreneurs
- Comprendre l’organisation et les processus en place dans l’entreprise
- Communiquer de façon régulière avec les équipes internes au travers de séances quotidiennes et hebdomadaires sur la vision et la stratégie, les amener progressivement à s’en imprégner, l’adopter, se l’approprier et la mettre en place : en bref, à prendre le pouvoir!
Ces trois étapes primordiales ont ainsi permis la définition et la mise en place d’une nouvelle organisation (passage d’une organisation pyramidale à une organisation matricielle), de la définition des processus internes, receptacle nécessaire à une transformation digitale efficace, réussie et alignée sur la vision et la stratégie.
En parallèle, les équipes internes ont été impliquées dans la définition de tous les outils nécessaires qui permettraient de soutenir cette nouvelle organisation sur les dimensions administratives et terrains avec une approche globale permettant de prendre en compte l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise (qu’il soit interne ou externe) au travers d’objectifs S.M.A.R.T. (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels)
- Améliorer la relations avec les clients
- Améliorer la relation avec les partenaires externes
- Augmenter la productivité et l’efficacité opérationnelle des équipes internes
- Réduire et maitriser les coûts
- Diminuer le turnover du personnel
Une fois l’organisation posée, les processus définis, des objectifs clairs et des outils nécessaires, sans entrer dans les détails du comment, nous listons ci-dessous quelqu’uns des projets qui ont été menés dans le cadre de cette transformation (depuis la définition des besoins jusqu’à la mise en production) :
- Mise en place d’un ERP pour les RH et la paie avec une gestion simple et efficace des temps
- Mise en place d’un nouvel outil performant de planification des ressources
- Outillages des équipes sur le terrain (tablettes, applications mobiles, …)
- Gestion de l’accueil client et des « Piquets » en dehors des heures d’ouverture
- Déploiement d’office 365
L’ensemble des outils ont été choisis selon les pré-requis suivants:
- Solution en cloud (visibilité et maitrise des coûts)
- Solution évolutive
- Sécurité et protection des données
- Coûts
Les effets bénéfiques de cette transformation digitale se sont fait ressentir rapidement avec une atteinte des objectifs définis.